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解决配药最后一公里难题,上海中医药大学下沉干部有妙招 | 上海抗疫故事

任怡君是上海中医药大学的一名80后下沉干部,负责浦东新区洋泾街道配药的工作。经过摸索和实践,她和小伙伴们总结出了一套成熟的分级配药工作体系,打通了药品配送最后一公里。

自疫情暴发以来,如何解决居民配药难,成为了各个基层街道重点关注和推进的工作。为了能让居民在互联网平台购买的药品及时准确地送到,一大批配药小分队活跃在各大街道和居委的一线抗疫“战场”。

任怡君是上海中医药大学的一名80后下沉干部,她不仅要负责疫情期间学校在线上的国际交流工作,还参与了小区志愿者,以及目前正在下沉的浦东新区洋泾街道配药的工作。任怡君现在是街道医疗保障组互联网药品送药小分队的队长,擅长做行政管理工作的她,将街道机关、企事业单位干部和社区志愿者等各行各业的人团结在一起,有条不紊地进行着药品配送最后一公里的工作。

虽然物流行业对于她而言是完全陌生的流域,但经过摸索和实践,总结出了一套成熟的分级配药工作体系,既节省人力、又节省时间地为街道居民及时送去了最需要的药品。

高效快捷的分级配送

4月21日,任怡君作为青年干部正式向下沉的洋泾街道党群中心报到,她的工作是负责配送居民在互联网平台购买的药品。刚开始只有她和一名司机来完成120多个小区最后一公里的药品配送任务,逐一将居民在互联网平台上购买的药品送到小区门口,并拍照记录。

这并不是一项简单的工作,早期面对着一天超过100多件的药品配送订单,任怡君忙得不可开交,大多晚上九点才能完成配送工作,“一开始没有任何思路,实际配送药品会遇到很多困难”。

任怡君觉得需要提升药品的配送效率,于是她打开电脑在网上搜索着相关方法。她在上海中医药大学的很多同事也在配药组工作,通过网络调查和同事交流之后,她有了自己的想法,要想将药品又快又准确地送到居民手中,必须要组建配药平台落实分级配送。

什么是分级配送?是指由街道完成上一级送来的药品的收拣和整理,再通知街道下辖各个社区居委派志愿者来街道上门接收药品,并由志愿者将药品带回各个小区。

“我大量研究了街道的路线分布,虽然主干道并不多,但门牌号码多而复杂。如果用传统快递员送货上门的方法,在人手不够的前提下,很难高效且准确地完成配药工作。如果做得不好,还会导致当天药品不能按时送达,影响居民的用药需求。”任怡君向《国际金融报》记者说道。

洋泾街道非常支持任怡君的工作,一周内迅速搭建了街道和居委两个层面的药品配送平台,其中,居委工作平台覆盖街道内40个居委。街道配药小分队除了任怡君和司机,还有两位更熟悉社区居委的街道工作人员加入。任怡君是街道配药小分队的领队,“自从有了这两个配药平台,我们的配药工作就更高效和快捷。”

据任怡君介绍,街道配药小分队通常会在前一天对浦东中心仓等发来的药品进行静置和初步消杀,第二天一早先对环境进行整理和消杀,同时对药品进行逐一清点,再将所有药品清单电子文档进行梳理。如果发现清单上居民的药品实际并未送到街道,小分队会记录并及时联系医药公司进行补发。

实际药品清单和电子文档核对无误后,按照居委归类做成药品签收表,签收表与货架上的药品再进行逐一清点,如果发现有问题再进行核实。直至全部清单和药品核对无误之后,会将签收单分享到40个居委的工作群内,请居委确认当天需配送药品件数,然后群内接龙安排当天取药的人员、预约取药时间。街道小分队还做了一个汇总当日工作情况的表格,上面有40个居委信息,当天每个居委有多少件药品需配送,是否已查收药品清单并安排取药都一目了然,便于掌握当天工作进度。

如果因特殊情况无法由居委上门取药和配送时,街道小分队队员和司机会将药品送达小区门口,确保药品当天能及时送到居民手中。

“街道特别重视药品配送的工作,给予了很多后勤支持。”任怡君告诉记者,出于安全性和环境考虑,街道小分队的办公地点曾转移到了更为僻静和方便的闲置公寓门面房,当需要人手或者物资时,街道领导和相关同志都会及时给予支持。

前赴后继的志愿者

随着配药工作的持续进行,越来越多来自街道的热心志愿者和工作者陆续加入这支队伍,这些人各有所长,有些是利用起了自己的职业优势,有些是希望能够分担一部分压力。

“街道分管的副书记很关心配药工作,亲自帮忙招募了一位原本是健身教练的专业志愿者,她非常有工作热情,每天可以无休地来参与配药工作。”任怡君说道。

女健身教练还推荐了一位男建筑师加入,这位建筑师有着工程管理背景,做事严谨且条理清晰,他会帮助任怡君一同梳理工作流程。建筑师充分发挥了他的动手能力,利用药箱制作临时存放药品的储物箱以及按照社区居委首字母排列货架。

建筑师曾向任怡君坦言,“加入团队也是为了能让大家早一点恢复正常的生活,早一点返回各自的工作岗位。”

小分队组建之初,曾有一位女法官和任怡君等成员们一起穿着“大白”对收到的药品进行逐一分拣。女法官主动承担起了联系居委协助配送药品的工作,“她讲话的声音特别铿锵有力,特别有号召力。”在女法官的帮助下,居委参与药品配送的工作迅速推动了下去。“明天开始我有案子,五一之后才能来”,直到这时,任怡君才知道原来她是一位法官。

任怡君很欣慰能够在自己所住的街道下沉工作,相关领导很重视,街道里也一直都有志愿者不断加入,这让她感觉并不是“孤军奋战”,“还有志愿者主动打电话联系我,虽然不能在现场参与工作,但是可以帮助我在线上做一些订单所属居委地址的查询确认工作。这很重要,因为初期互联网药品平台的填报信息还不完善或居民填报有误,有些地址很难识别出所属居委。”

能够帮助封控区的居民拿到最需要的药,这本身就是一项非常有价值有意义的事,配药小分队的成员们在一起相处和工作的经历让任怡君觉得非常愉快,“随着对工作流程的熟练和更多志愿者的加入,即便每天接收200至300个药品,我们也能不出差错地全部完成配送。”

配药小分队的人员随时都在流出和流进,有些人是因为需要复工返岗,有些人则是去了其他志愿者岗位。也许过一段时间之后,任怡君也要返回她的本职工作岗位,但她相信,有街道同志们的坚守,所在街道的药品分级配送体系仍然可以成熟地运转。

快速寻找“走丢”的药

在大大改善药品接收和配送的效率之后,任怡君还帮助订购后长时间未收到药品的居民查找药品配送的进度。

此前,在物流还未恢复正常时,有居民在互联网平台买药之后,因居民地址信息有误等原因导致个别药品订单未能及时配送到所在街道,而是被误送到其他街道。

任怡君会第一时间将居民反馈的信息向上反馈并查询,寻找药品的下落,“我会主动跟药品被错分到的其他街道的老师联系,询问药品物流动态。而有些药分错后会返回浦东中心仓,我便会跟中心仓的老师联系确认药品再配送时间。”如果是药品被错分到附近街道,居民又迫切用药,她会和司机开车去把药取回来;如果收到误送来的附近其他街道的药品时,只要时间和车辆允许,会直接送达居民所在小区,并告知所属街道负责配送的老师。

不能光凭一腔热血,配送一定是讲究科学性的。虽然任怡君不是物流科班出身,但经过大量的实践发现,很多小区地址与小区入口、快递收货架并不匹配,一般人很难发现这些收货点。相比之下,居委更加熟悉小区的地理位置,居委的工作人员或志愿者能更好地完成最后一公里的配送。同时,居民通常与居委之间的联系更加密切,有居委来进行配送,对那些用药心切的居民而言,是非常安心的。

在经过一段时间的实践和摸索之后,任怡君收到的药品在静置半天之后都能及时配送到各个居委,“尽管大家都不是物流专业出身,前期分拣和配送存在一些问题,但在大家的共同努力下,出错率已经很低了,我们还是希望能尽快恢复物流,这样能更高效、更专业地送达。”

除了配药小分队的工作统筹,任怡君每天也会向浦东新区小分队汇报工作。根据浦东新区小分队对购药居民的电话回访情况,及时调整工作,在居委微信工作群中建立药品配送工作的反馈机制,关注药品配送进度,确保居委及时将药品送到居民手里,完成整个药品配送工作的闭环管理。

任怡君认为,特殊时期,互联网配药减轻了志愿者去医院代配药的负担,一定程度上满足了居民就医配药的需求。分级配送可能是目前最有效的方法,在街道的大力支持下不断完善和推进,目前浦东新区的很多街道都在采用这种方法。

100分的送药小分队

“我确实是花了很多时间和精力在配药的工作中,一直在改进工作方法、完善工作流程,想方设法地让药尽早地送到居民的手里。”任怡君说,从药品的接收到分拣再到配送,她都是从头学起,从一开始的手忙脚乱到现在已经建立了稳定的街道和居委的分级配送小分队,并形成了一套成熟的工作体系。

“经过实践和总结,现在的配药工作凭借着精细化管理,可以追踪药品物流,我给街道送药小分队的表现打100分。”任怡君欣慰地说道,小分队是一支主要由80后和95后组成的团队,每位成员在这个工作体系下都得到了提升和锻炼。有一位70后志愿者负责做居委信息检索,EXCEL表格数据的处理对她个人而言也是在摸索和学习中不断熟练运用,这些都是疫情特殊时期下的特殊收获。

下沉工作中,任怡君还有很多收获,当她与更多不同职业的人在一起工作和交流时,她发现每个人身上都有闪光点,确实能从他们身上学到很多,这也是她以前从未有过的经历。

除了配药,每天的本职工作也是很忙。任怡君主要从事上海中医药大学的国际交流工作,“外事工作不断线”,疫情期间,学校在线上开展了许多对外交流线上会议,这些活动很多都要直接参与,不能停歇。虽然同时进行主业和下沉工作,会让她有时感到压力,但她觉得特殊时期必须要克服困难,参加完学校的线上会议后,她会立即投入街道送药小分队的工作,核对当天的药品和药品清单。

“最想做的事情太多了”,任怡君若有所思地说,疫情结束之后,就想像往常的周末一样去滨江大道骑单车,沿着江边一直骑到陆家嘴。孩子的想法则很单纯,想去马路对面的小区和她同学一起玩。

记者:夏悦超

编辑:陈偲

版式:陆怡雯

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